دفاتر معین، جایگاهی است که جزئیات ریز معاملات دفتر کل، مانند درآمدهای نقدی مانند درآمد از تریا، کرایه اتاق، درآمد رستوران، و هر نوع درآمد نقدی دیگر، ثبت می‌شود.

ریز سر فصلهای دفتر های معین

فروش اتاق، رستوران، تريا،ضيافتها – جشنها، لباسشويي، تلفن
 انواع تورها، آژانسهاي مسافرتي؛
.كرايه سالنها،.ساير درآمدها
.حقوق و دستمزد،.حق مسكن،حق خواربار،.حق اولاد،.اضافه كاري،.باز خريد ايام مرخصي،.لباس،.غذاي روزانه،.عيدي و پاداش،  حق بيمه سهم كارفرما، ساير هزينه ها
اجاره، هزينه هاي سوخت (گازوايل ، گاز)،.پست،تلفن، تلكس،فكس،آب،برق،اياب و ذهاب و مسافرت،تعمير و نگهداري ماشين آلات،.تعمير و نگهداري تأسيسات،.تعمير و نگهداري ساختمان،.تعمير و نگهداري وسايل نقليه،  تعمير و نگهداري تزئينات،تشريفات،مصارف و ملزومات اداري، مطبوعات و تبليغات، كمكهاي بلاعوض و امور خيريه،.سود تضمين شده،هزينه هاي حسابرسي،مشاوره حقوقي و …،خريد اوراق بها دار،حق الزحمه بازرسان،
موجوديهاي نقدي ( بانك و صندوق)،.پيش پرداختها و سپرده هاي كوتاه مدت،اسناد دريافتي،حساب جاري شركاء،.بدهكاران،موجودي هاي جنسي،كالاهاي در راه ( سفارشات)،ساير داراييها
زمين،ساختمان،تأسيسات،ماشين آلات، وسائل نقليه ،اثاثيه،ابزار آلات،ساير داراييهاي ثابت
مشاركت در ساير مؤسسات،وامهاي پرداختي،ساير سرمايه گذاريها
اسناد پرداختي،اضافه برداشتهاي بانكي،حساب جاري شركاء،.پيش دريافتها،.بستانكاران متفرقه و ذخيره هزينه هاي تأخيري،وامهاي كوتاه مدت.
اسناد پرداختي دراز مدت،وامهاي دريافتي سرمايه،اندوخته قانوني،سود و زيان سالهاي قبل،سود و زيان عملكرد

دفتر کل دفتری است که کلیه معاملات هتل از قبیل نقدی و انتقالی بدهی دارایی، سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانک و موجودی اثاثیه در آن ثبت می شود و بدین ترتیب تمام اتکای یک موسسه از نظر بررسی وضع مالی و دارای به دفتر کل است، دفتر کل به ترتیب سر فصل باز می شوددر آمد،بدهكاران موقت، انبار،هزينه مصرف مواد غذايي،خسارات،كسر و اضافات صندوق،در آمدهاي متفرقه،حقوق و ساير هزينه كارگران، هزينه هاي اداري،هزينه هاي مالي، دارايي هاي جاري،دارايي هاي ثابت،سرمايه گذاريها،بدهيهاي جاري،بدهيهاي دراز مدت، ارزش ويژه

دفتر روزنامه:کلیه درآمد و مخارج نقدی و عملیات انتقالی و نسیه در دفتر روزنامه ثبت می شود، مثلاً چنانچه یک مسافر حسابش با آژانس باشد و آژانس بابت بدهی خود به هتل چکی صادر کند و یا این که هتل در قبال بدهی خود بابت خرید اجناس مورد نیاز چکی به نام صاحب کالا صادر نماید، یا سفته بدهد، این عملیات که نقدی نیست باید در دفاتر روزنامه ثبت شود.

دفترا انبارمهمترین قسمت در یک هتل انبار است، مدیر هتل باید در تعیین و انتخاب انباردار نهایت دقت را به کار برده و شخص مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند.برای گردش کار انبار، سه نفر با یکدیگر همکاری دارند:    صندوقدار    مامور خرید        انباردار

از آنجا که قسمت حسابداری مستقیماً با امور مالی، درآمد و هزینه هتل در ارتباط می باشد، اگر در بخشهای دیگر، کارهای در ارتباط به امور مالی درست، صریح و شفاف نباشد، نتیجه بدست آمده از بی نظمی ها و بی دقتی ها و اشتباهات قسمتها، به بخش حسابداری هم سرایت می‌کند و از اعتبار دفاتر مالی نیز، کم خواهد شد. یعنی هر زمانی که، جزییات مربوط به حسابداری نادرست و نامعتبر باشد، درستی جریان امور حسابداری و دفاتر مربوط به آن هم زیر سوال می‌رود و نمی‌ تواند مورد تأیید و معتبر باشد، زیرا حسابداری ارقام و اعدادی را در دفاتر خود ثبت می کند که در صورت حسابها، قید شده و نمونه قرار گرفته است. اگر در این اعداد و ارقام شکی وجود داشته باشد، دفاتر حسابداری، نیز خالی از شک و تردید نخواهد بود. به همین علت گزارش ها و برگ های کلیه قسمتهای هتل که به گونه ای با حسابداری مرتبط هستند، باید کاملا بی عیب و نقص باشد تا بتوان به نتایج کار حسابداری اطمینان کرد.